PROCESOS Y DOCUMENTOS PARA FORMALIZAR UNA EMPRESA EN COLOMBIA
Registros Públicos
La ley delegó en las Cámaras de Comercio, el manejo de ciertos registros que tienen como finalidad darles publicidad y oponibilidad a los hechos y actos de mayor relevancia dentro del mercado[2].
La eficiencia con que las Cámaras presten estos servicios permite que gobierno y empresas privadas cuenten con una información sistematizada confiable y valiosa a nivel comercial, a disposición de toda la ciudad. Son tres los Registros Públicos que lleva
- Registro Mercantil.
- Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro - Epsal.
- Registro de Proponentes.
Pasos para matricularse en el Registro Mercantil:
Diligenciar el Registro Único Tributario, (RUT) de acuerdo con la nueva normatividad tributaria de
Adquirir en cualquiera de las sedes, diligenciar y firmar por el Representante Legal el formulario Registro Único Empresarial (Carátula Única Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación). Con el formulario debe presentar el original del documento de identificación del Representante legal que lo suscribe. En caso de enviar a un tercero, el formulario debe venir con reconocimiento notarial de contenido y firma.
Diligenciar y firmar por el Representante Legal de la sociedad el formulario adicional de registro con otras entidades que entrega
Presentar con estos documentos una copia auténtica de la escritura pública de constitución de la sociedad.
Cancelar el valor de los derechos de inscripción por la escritura pública y de matrícula de la sociedad que liquidará el cajero con base en el capital de la sociedad. El valor de los derechos a pagar puede consultarse previamente en nuestra oficina de Atención al Cliente, teléfono 8861329.
Cancelar el valor del Impuesto de Registro a favor de
La solicitud de registro de una sociedad debe formularse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde ésta tiene el domicilio social. Si la sociedad está localizada en Cali o en cualquiera de los municipios de su jurisdicción, esto es Jamundí, Yumbo, Vijes, Dagua y
Antes de asignarle nombre a la sociedad y a sus establecimientos de comercio debe verificar que en esta Cámara de Comercio no exista registrado un nombre igual al que se va a utilizar.
Si las personas designadas para ocupar los cargos de junta directiva, representantes legales, revisores fiscales, no son socios o no comparecieron al acto de constitución, deben anexar las cartas de aceptación con el número del documento de identidad de cada uno.
Si el Subgerente va a ejercer funciones de representación legal o es el Suplente del Gerente, debe indicarlo expresamente en los estatutos. Igualmente cuando se trate de Subdirector, Vicepresidente, etc.
Una vez inscrita y matriculada la sociedad debe inscribir los libros de actas y contabilidad. Según Artículos 48-74 Código de Comercio, Decreto 2649/9
Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artículo 49 Código de Comercio). Algunos libros que se registran en
- De contabilidad: diario, mayor y balances.
- De actas de Asamblea de Accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas (Artículos 189, 195 y 431 del Código de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993).
- De Registro de Acciones en Sociedades por Acciones (Artículos 195 y 406 Código de Comercio).
- De Registro de Socios en Sociedades Limitadas y asimiladas (Artículo 361 Código de Comercio)[3].
Licencias o permisos de funcionamiento:
Dependiendo de la actividad económica que realice necesitara más o menos trámites, pero en todo caso cubren los siguientes aspectos:
Patente de sanidad expedida por la secretaría de salud.
Permiso de funcionamiento por parte de las autoridades civiles y de policía. Se renueva anualmente. Para ser tramitado se necesita: Registro mercantil (en negocios nuevos) o Declaración de Industria y Comercio.
Permiso de Bomberos.
Permiso de Planeación Distrital o Municipal
Permiso ambiental ante el DAGMA. Cuando la empresa produzca algún tipo de impacto ambiental. Calle 10 Norte No. 9N - 07, Barrio Juanambú. Teléfonos: 660 5708 – 660 5751.
Pago de derechos de autor SAYCO y ACINPRO. Cuando el establecimiento ejecuta públicamente obras musicales causantes del pago por derechos de autor (Ley 232 de 1995, Artículo 2º. Literal c) Av. 5 Norte No. 19 - 04 Of.301. Teléfono: 667444 Cali[4]. (ACINPRO, 2007, www.sayco.org)
Registro ante el INVIMA (Instituto Nacional de Vigilancia y Medicamentos y Alimentos). Si la empresa va a fabricar o comercializar alimentos (Ley 399 de 1997). Mayor información[5]. (INVIMA, 2007)
Compromisos con el Estado
Según consulta realizada a la página Web de la cámara de comercio de Cali[6]; (CCC, Camara de Comercio, 2007); algunos de los impuestos que los empresarios están obligados a pagar en el ejercicio de sus actividades mercantiles, son:
- Impuesto sobre
- Impuesto de Valor Agregado IVA
- Retención en
- Impuesto de Industria y Comercio
- Impuesto de Timbre
- Gravámenes a movimientos financieros
Compromisos con los empleados
Según la cámara de comercio de Cali, en su página Web estos son los compromisos con los empleados[7];
- Inscribirlos ante
- Afiliarlos al sistema de seguridad social y de pensiones ante las entidades promotoras de salud (EPS) y Fondos de Pensiones.
- ARP Administración de Riesgos profesionales
- Afiliarlos a un Fondo de Cesantías.
- Inscribirlos en una Caja de Compensación Familiar
- Elaborar el Reglamento de Trabajo e inscribirlo en el Ministerio de Protección Social.
- Elaborar el Programa de Seguridad Social Industrial, de Salud Ocupacional y el Reglamento de Higiene para la empresa.
Ademàs de estas afiliaciones obligatorias para los trabajadores, la empresa està obligada a hacer aportes mensuales al SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje) y al ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar).
Definición de empresa
"El Artículo 25 del Código de Comercio, la define como "toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios".
Definición de sociedad Comercial
Es un contrato, a través del cual dos o más personas se comprometen a hacer aportes en dinero, especie o trabajo; con el objetivo de destinarlos a formar una persona jurídica diferente a cada uno de sus integrantes, cuyo fin es repartirse las utilidades obtenidas con la actividad de la empresa. En el país, según la constitución, se garantiza la libertad de asociación; se les permite a los particulares constituir compañías, asociaciones y fundaciones, mientras no sean contrarias a la moral o al orden legal.
Registrar la minuta en una Notaría
La escritura pública es un instrumento notarial que contiene una o más declaraciones de las personas intervinientes en un acto o contrato, emitidas ante notario con el lleno de los requisitos legales, para su incorporación al protocolo. El contrato de sociedad expresado en la minuta de constitución es un acto voluntario y solemne de los socios. Esta voluntad de celebrar un contrato, se realiza ante un notario público, ya sea directamente o a través de un apoderado.
"Para que el contrato de sociedad sea válido respecto de cada uno de los asociados será necesario que de su parte haya capacidad legal y consentimiento exento de error esencial, fuerza o dolo, y que las obligaciones que contraigan tengan un objeto y una causa lícitos. Se entiende por error esencial el que versa sobre los móviles determinantes del acto o contrato, comunes o conocidos por las partes" (Art. 101 Régimen Legal de las Sociedades Civiles y Mercantiles) (sociedades, 2005).
Para llevar a cabo este trámite es necesario presentar ante la notaría la fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal y de los socios, si los hay[8].
Compromisos con el Registro Mercantil
Por disposición legal, los comerciantes están obligados a matricularse en el Registro Mercantil que lleva
El artículo 111 del Código de Comercio establece: "Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal. Si se abren sucursales o se fijan otros domicilios, dicha escritura deberá ser registrada también en las cámaras de comercio que correspondan a los lugares de dichas sucursales, si no pertenecen al mismo distrito de la cámara del domicilio principal (Legis, 2002).
[1] Juan José Miranda Miranda, Gestión de Proyectos 2005, página 166
[2] http://www.ccc.org.co/empresa005.html
[3] http://www.ccc.org.co/empresa003.html
[4] Pagina web, www.sayco.org/sayco.htm
[5] Pagina web, www.invima.gov.co
[6] Pagina web, http://www.ccc.org.co/empresa007.html
[7] Pagina web, http://www.ccc.org.co/empresa008.html
[8] http://www.ccc.org.co/empresa004.html
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